«Normas de conservación y destrucción de documentos en sociedades en liquidación: análisis y vigencia»
Aspectos importantes relacionados con las normas de conservación y destrucción de documentos en sociedades en liquidación:
- El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 derogó el artículo 60 del Código de Comercio y parcialmente el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. Según este último, el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por un período de cinco años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
- La Circular Externa 115-000006 de 23-12-2010 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio establece que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
- El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 dispone que los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, permitiendo la conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
- La Ley 962 de 2005 deroga las disposiciones contrarias y establece que los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, la conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
| Normatividad | Descripción |
|---|---|
| Ley 962 de 2005, artículo 28 | Los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. También aplica a personas no comerciantes obligadas a conservar dicha información. |
| Circular Externa 115-000006 de 23-12-2010 | Establece que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Además, el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por un término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. |
| Artículo 86 de la Ley 962 de 2005 | Esta ley rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. |
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La consulta hace referencia a las normas relacionadas con la conservación y destrucción de documentos de comerciantes y sociedades comerciales, específicamente en el caso de sociedades en liquidación. Se hace referencia al artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que derogó implícitamente el artículo 60 del Código de Comercio y parcialmente el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993.
Según el texto, el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por cinco años a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
La consulta plantea dos inquietudes principales. La primera pregunta si las normas mencionadas están actualmente vigentes. La respuesta indica que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 derogó las normas anteriores y estableció un período de conservación de diez años para los libros y papeles del comerciante, ya sea en formato físico o electrónico.
La segunda inquietud busca aclarar si esta norma especial se aplica únicamente a sociedades en liquidación o si existen otras normas con plazos diferentes, como normas comerciales, tributarias o laborales. La respuesta menciona que la Ley 962 de 2005 es aplicable a todas las personas, comerciantes o no, que están legalmente obligadas a conservar información, y establece el mismo período de diez años.
En resumen, el texto explica que, de acuerdo con la Ley 962 de 2005, se redujo el plazo de conservación de los libros y papeles comerciales a diez años, permitiendo su conservación en formato físico o electrónico. Estas disposiciones aplican tanto a sociedades en liquidación como a otras personas sujetas a la obligación de conservar información.
Conclusión:
Se plantean inquietudes relacionadas con la conservación y destrucción de documentos de sociedades en liquidación. Se mencionan normas vigentes, como el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que derogó el artículo 60 del Código de Comercio y parcialmente el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. Este último establecía que el liquidador de las sociedades comerciales debía conservar los libros y papeles por cinco años a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Además, se hace referencia a la Circular Externa 115-000006 de 2010, que establece la obligación de conservar los libros de contabilidad y otros documentos relacionados con las operaciones de los entes económicos.
En cuanto a las inquietudes planteadas, la primera pregunta es si las normas mencionadas están actualmente vigentes. La respuesta es que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 sigue en vigencia y derogó disposiciones anteriores, reduciendo el plazo de conservación de los documentos comerciales a diez años. La segunda pregunta se refiere a si esta norma es exclusiva para sociedades en liquidación y si existen otras normas con plazos diferentes. En este caso, se establece que la ley aplica tanto a comerciantes como a personas no comerciantes que estén legalmente obligadas a conservar esta información. La conservación puede realizarse en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción exacta.
En resumen, las normas vigentes establecen que los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período de diez años a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Esto aplica tanto a sociedades en liquidación como a otros entes económicos. La posibilidad de utilizar medios electrónicos para la conservación está contemplada, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en la ley. Con la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, se redujo el plazo de conservación y se derogaron disposiciones anteriores. Por lo tanto, la conservación de documentos más allá de los diez años no es obligatoria, y una vez garantizada su reproducción exacta, es posible destruirlos.
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