Reconstrucción de la contabilidad.

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CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) Trabajo en un grupo empresarial, el cual tienen una compañía de la cual no se posee información contable desde el año 1998 y cuya renovación en la matricula mercantil fue en el año 2007, razón por la cual en la cámara de comercio se encuentra en liquidación, en la actualidad se requiere reconstruir la información contable pero la compañía no interpuso denuncia por la pérdida de la información en su debido momento, ni se llevó a cabo el proceso de reconstrucción de la información durante los seis (6) meses después de su perdida.

Quisiera saber si se puede aplicar el concepto CTC en la orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13, debido no se realizó el debido proceso, ni se cuenta con soportes contables.

Por otro lado, que responsabilidad tiene el contador actual frente a una posible reconstrucción de la información contable con los datos suministrada por la administración.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Mediante el concepto 2020-07341 el CTCP, con relación a la reconstrucción de la contabilidad, concluyó:

“(…) La obligación de llevar la contabilidad en todo negocio es del comerciante tal como lo establece el artículo 19 del Código de Comercio; si se trata de una persona jurídica también le asiste la responsabilidad como lo señala el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, correspondiéndole a los administradores el cumplimiento de los deberes ordenados por el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y por tanto al Contador en su condición de asesor o consultor contable, contador del ente económico o jefe de contabilidad, le corresponde prestar sus servicios profesionales en los términos que se hayan acordado en el contrato respectivo. 

(…) El Decreto 2270 de 2019 incorpora en su anexo No. 6-2019 a partir del artículo 17 en relación con la conservación, destrucción y reconstrucción de la contabilidad por pérdida de ésta, las pautas generales a partir que deben seguirse, al cual recomendamos acudir para su aplicación o recomendación en cuanto al representante legal de la empresa, (…)” Subrayado fuera de texto.

De acuerdo a lo expuesto en el concepto, la responsabilidad de llevar la contabilidad en una persona jurídica es de los administradores; el contador es un preparador de la información. Ahora en el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, se enuncia el manejo por la pérdida y reconstrucción de los libros.

Respecto de la reconstrucción de la contabilidad, complementamos lo siguiente:

Situación Comentario

¿Qué hacer cuando existe una pérdida de los libros de contabilidad? 

Debe denunciarse la situación ante las autoridades competentes (lo anterior también incluye la pérdida de la base de datos del programa contable). Art. 18, anexo 6, DUR 2420 de 2015.

¿Qué tiempo tiene una entidad para reconstruir los libros de contabilidad? 

La información financiera debe reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida.

¿Qué procedimiento debe utilizarse para la reconstrucción? 

La contabilidad puede reconstruirse utilizando los comprobantes de egreso impresos (comprobantes de egresos, recibos de caja, etc.,), copias de seguridad anteriores, estados financieros certificados y dictaminados de periodos anteriores, auxiliares de cuentas impresos o almacenados otros medios, soportes de proveedores y clientes, entre otros.

¿Qué sucede cuando no es posible reconstruir la contabilidad a partir de documentos? 

Debe realizarse un inventario de activos y pasivos a una fecha de corte, y tomarse como saldo inicial en la fecha del inventario.

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Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Concepto Nº 00532 / 03-09-2021 Ampliar Información

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