Aprobación de Actas Adicionales en Asambleas Generales de Accionistas

Introducción

La aprobación de actas adicionales en las Asambleas Generales de Accionistas es un tema de importancia en el ámbito empresarial que ha generado consultas y dudas. Abordaremos las principales consideraciones normativas y prácticas relacionadas con este proceso, aclarando quiénes pueden suscribir dichas actas y bajo qué circunstancias.

Optimizando la Gestión de Actas Adicionales en Sociedades:

Claves para Cumplir con la Normativa

La gestión de actas adicionales en sociedades comerciales es un aspecto fundamental para garantizar la transparencia y la legalidad en sus operaciones. Uno de los temas que ha generado interrogantes recurrentes es la firma de estas actas, en especial cuando se produce un cambio en el revisor fiscal de la empresa. En este artículo, abordaremos en detalle las disposiciones legales que rigen esta situación y proporcionaremos orientación clave para su cumplimiento.

I. El Marco Legal de las Actas Adicionales

La normativa colombiana establece claramente las pautas que deben seguir las sociedades en lo que respecta a las actas adicionales.

De acuerdo con el artículo 431 del Código de Comercio, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal.

Es fundamental comprender que estas actas son documentos de gran relevancia, ya que registran las decisiones y acuerdos tomados en las reuniones de la asamblea general de accionistas.

II. ¿Quién Debe Firmar las Actas Adicionales?

La pregunta que surge con frecuencia es la siguiente:

¿Quién debe firmar las actas adicionales en caso de un cambio en el revisor fiscal?

Para responder a esta interrogante, es crucial referirse al artículo 14 del Anexo No. 6 – 2019, que forma parte del Decreto 2420 de 2015. Este artículo establece que cuando se omitan datos exigidos por la ley o el contrato en las actas, quienes actuaron como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir estas omisiones.

Sin embargo, la situación se complica cuando se trata de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos de la sociedad. En este caso, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este haya designado para tal fin.

Esto implica que, si el revisor fiscal que participó en la reunión original ya no ocupa ese cargo, no puede firmar el acta adicional, ya que no estuvo presente en la reunión en cuestión.

III. Saneamiento de Actas sin Aprobación

Para resolver la falta de aprobación de las actas de junta directiva, existen varios mecanismos. En primer lugar, se puede sustituir las firmas de quienes actuaron como presidente y secretario por la del revisor fiscal, siempre que este último haya asistido a las reuniones que se pretenden sanear con este procedimiento.

Otra alternativa es incluir las decisiones que figuran en los documentos sin las firmas requeridas en un acta correspondiente a una reunión posterior. En esta reunión, el cuerpo colegiado debe aprobar las decisiones anteriores y dejar constancia de ello en el acta. También es posible recurrir a otros medios probatorios cuando la ley mercantil lo permita.

IV. Conclusiones

En resumen, la firma de actas adicionales en sociedades comerciales está sujeta a estrictas normativas legales. Es esencial recordar que las actas son documentos de gran importancia que reflejan las decisiones de la asamblea general de accionistas.

Si se produce un cambio en el revisor fiscal, este solo puede firmar las actas adicionales si estuvo presente en la reunión en la que se aclararon las decisiones. En caso contrario, se deben seguir los procedimientos de saneamiento mencionados anteriormente para garantizar la legalidad de las actas.

La adecuada gestión de las actas adicionales es crucial para el buen funcionamiento de las sociedades comerciales y para cumplir con las disposiciones legales vigentes. Siempre es recomendable consultar a expertos en derecho comercial y societario para garantizar el cumplimiento de las normativas aplicables a su situación específica.

Normatividad

Normatividad	Descripción
Código de Comercio, Artículo 431	Establece los requisitos para las actas de Asambleas Generales de Accionistas y quiénes pueden firmarlas.
Anexo No. 6 – 2019 del Decreto 2420 de 2015	Regula la forma en que deben llevarse los libros de actas y la posibilidad de actas adicionales.

Conclusión

En el contexto de las Asambleas Generales de Accionistas, es fundamental seguir los procedimientos establecidos en la normativa vigente para la aprobación de actas adicionales. La participación del Revisor Fiscal en la reunión es un factor determinante para que este pueda firmar el acta adicional y dar fe de su contenido. Cumplir con estas pautas asegura la legalidad y validez de las decisiones tomadas en dichas asambleas.

SS-220-217632