Aspectos clave sobre el registro contable en la propiedad horizontal

Introducción

En la propiedad horizontal, surge una consulta en relación al registro contable de activos y a la posibilidad de enajenar bienes no registrados. Estas inquietudes se originan tras el cambio de administrador en un condominio, quien designó a un contador para cumplir con las obligaciones contables establecidas por ley.

El primer Balance General presentado generó dudas debido a la cancelación de activos reales, como las instalaciones administrativas, herramientas y equipos de mantenimiento, bajo la premisa de que estos elementos deben ser tratados como gastos y registrados en cuentas de orden.

Sin embargo, el consultante cuestiona si esta práctica refleja adecuadamente la situación financiera del condominio.

No registro de activos en el Balance General

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitió el concepto 2020-05131, el cual aclara que los bienes comunes, como las instalaciones administrativas y los equipos adheridos a la copropiedad, no pueden ser activados como parte de los activos del condominio, a menos que su titularidad legal haya sido desafectada a favor de la copropiedad. Mientras los bienes no sean desafectados, no se incluyen en la contabilidad de la copropiedad, ya que forman parte de los bienes de los copropietarios.

Solo los bienes comunes no esenciales que sean desafectados, es decir, aquellos que pasen a ser de dominio de la copropiedad mediante escritura pública debidamente registrada, podrán ser reconocidos en los estados financieros desde la fecha en que se transfieran todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad, y se cumplan los criterios para su reconocimiento y medición como elementos de propiedades, planta y equipo.

Es importante tener en cuenta el Marco Técnico Normativo (MTN) aplicable para la contabilización de estos bienes desafectados, el cual se encuentra contenido en el anexo 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.

En resumen, los activos de una propiedad horizontal solo deben registrarse en el Balance General si son bienes comunes no esenciales desafectados, cumpliendo con los requisitos legales y contables correspondientes.

Enajenación de bienes no registrados

En cuanto a la posibilidad de enajenar bienes no registrados como propios, se establece que solo los bienes desafectados reconocidos en los estados financieros de la propiedad horizontal pueden ser objeto de venta. Si se lleva a cabo la desafectación de las zonas comunes y se decide venderlas a los copropietarios interesados, es necesario elevar el acto a escritura pública y realizar las anotaciones correspondientes en el registro de instrumentos públicos. En este caso, los ingresos generados por la venta de los terrenos serían adicionales a las cuotas de administración.

Es importante tener presente que el reconocimiento contable de los bienes desafectados permite reflejar adecuadamente las transacciones y el patrimonio de la propiedad horizontal. En caso de incumplir con esta práctica contable, el informe del revisor fiscal podría verse afectado, y se podría emitir una opinión negativa o calificada debido a la desviación entre las declaraciones de la administración y las evaluaciones realizadas conforme al marco de información financiera aplicado.

Conclusiones

En conclusión, en una propiedad horizontal, solo los bienes comunes no esenciales desafectados pueden ser registrados como activos en el Balance General. Es fundamental que la administración defina las políticas contables de acuerdo con el marco normativo y realice los ajustes pertinentes. Además, cualquier enajenación de bienes desafectados debe estar respaldada por escritura pública y ser registrada correctamente.

El adecuado registro contable en la propiedad horizontal es esencial para reflejar la realidad financiera y asegurar la transparencia en las operaciones de la copropiedad.

Referencias:

Ley 675 de 2001.
DUR 2420 de 2015.
Concepto 2020-05131 emitido por el CTCP.

Fuente: www.pongasealdia.com

Normatividad

Normatividad	Descripción
Ley 675 de 2001	Regula la propiedad horizontal y establece las características de los bienes comunes y su desafectación.
DUR 2420 de 2015	Define los requerimientos contables para la copropiedad, incluyendo el tratamiento de los activos y la contabilidad de propiedades, planta y equipo.
Orientación Técnica No. 15	Proporciona directrices sobre el tratamiento contable de los bienes comunes en copropiedades residenciales, comerciales o mixtas.

En síntesis

La Ley 675 de 2001 establece que los bienes comunes esenciales en una propiedad horizontal no deben considerarse activos en el Balance General. Solo los bienes comunes no esenciales desafectados, transferidos mediante escritura pública y aprobación de la Asamblea de Propietarios, pueden ser reconocidos contablemente. La administración debe revisar sus políticas contables para garantizar el cumplimiento normativo.

Conclusión

En una propiedad horizontal, es fundamental seguir las disposiciones legales y normativas para el reconocimiento contable de los activos. Los bienes comunes esenciales no deben ser registrados como activos, mientras que los bienes comunes no esenciales desafectados deben ser reconocidos contablemente. La administración debe ajustar sus políticas contables y garantizar la coherencia entre las declaraciones y evaluaciones financieras. Esto es crucial para mostrar la verdadera situación financiera de la copropiedad y evitar posibles problemas legales y contables.

En conclusión, es importante comprender y aplicar correctamente las normas de propiedad horizontal para garantizar la transparencia y la adecuada gestión contable en los condominios.