El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, ha emitido un considerado y detallado concepto en respuesta a la consulta planteada por la señora Ricardina Rodríguez Mendoza. La pregunta se centra en la conservación de documentos contables, específicamente en el tiempo que se debe mantener el archivo contable de una empresa.
En este contexto, el CTCP destaca que la legislación aplicable establece claramente las pautas para la conservación de libros y documentos de comerciantes, así como de personas no comerciantes legalmente obligadas a mantener esta información. En términos generales, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 señala que los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Este plazo también aplica a personas no comerciantes bajo obligación legal de conservar dicha información.
Es importante subrayar que, según el artículo 60 del Código de Comercio, este período de conservación debe contarse desde el cierre de los libros o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Una vez transcurrido este lapso, se permite la destrucción de los documentos, siempre que se utilice un medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta. Este procedimiento debe ser verificado ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros.
En síntesis, la respuesta del CTCP resalta la importancia de observar tanto la Ley 962 de 2005 como el Código de Comercio para determinar el tiempo de conservación de los archivos contables. La normativa es clara en establecer un período de diez años y en permitir la destrucción de los documentos utilizando medios técnicos que garanticen la reproducción exacta.
Normatividad:
| Ley/Artículo | Contenido |
|---|---|
| Ley 962 de 2005, Artículo 28 | Los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizarse medios técnicos para su reproducción exacta. |
| Código de Comercio, Artículo 60 | Libros y papeles deben conservarse al menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Después de este periodo, pueden ser destruidos mediante medios técnicos que aseguren su reproducción exacta, verificando el procedimiento ante la cámara de comercio. |
¿Cuál es el periodo obligatorio para conservar los documentos contables de una empresa, según la normativa vigente, y cuáles son las condiciones para la eliminación de archivos que no se encuentren dentro de este término?
El periodo obligatorio para conservar los documentos contables de una empresa, de acuerdo con la normativa vigente (Ley 962 de 2005 y Código de Comercio), es de diez años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Una vez transcurrido este periodo, se permite la eliminación de archivos, siempre que se utilicen medios técnicos adecuados que garanticen su reproducción exacta y que el procedimiento sea verificado ante la cámara de comercio.
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