Propiedad Horizontal – Auditoría externa y Derecho de inspección.

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CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) De acuerdo con el concepto del CTCP (Consejo Técnico de la Contaduría Pública), a la consulta 2016-0363 como propietaria no puedo realizar una Auditoría interna a algunas cuentas donde tengo muchas dudas en su manejo, debido a los frecuentes daños en ascensores, cancha de squahs y en general otros manteamientos siendo una unidad relativamente nueva.

Como puedo acceder a la información para evaluar, presupuestos aprobados por Asamblea, Normas y procedimientos, contratos etc. Porque nos amarran de tal manera que como dueños de una parte no podamos realizar intervenciones para poder analizar, evaluar y recomendar y velar por nuestro bolsillo? Estas entidades están muy sueltas en todo y cuando la firma lleva mucho rato lo mismo que el revisor fiscal, se relajan y uno no sabe si hay malos manejos.

Por favor me dicen que se puede hacer, diferente y urgente sin que una Asamblea tenga que autorizar?”

Conclusiones respecto de la consulta sobre el derecho de inspección.

Como ha podido observar, ni en la legislación mercantil y en la doctrina, ni en el Código de Comercio se menciona que la información deba ser entregada en Excel o de una forma en particular, por lo que la forma como debe ser entregada la información, su contenido y la frecuencia, deberá ser acordada entre las partes, sin exceder los requisitos que establece la legislación.

De acuerdo con lo anterior, el derecho de inspección podrá ejercerse en “las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea5” de acuerdo con lo siguiente:

• El detalle del estado de resultados (numeral 1° del artículo 446 del Código de Comercio);
• El proyecto de distribución de utilidades, donde aplique (numeral 2° ibid.);
• Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero
  y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de
  los directivos de la sociedad (literal a, del numeral 3° ibid.)
• Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción
  recomiende a la asamblea (numeral 4° ibid.);
• El informe del Revisor fiscal (numeral 5° ibid.);
• Libros de contabilidad, de accionistas y de actas (artículo 447 del Código de Comercio)
• Comprobantes de contabilidad (ibid.);”
• 
  De acuerdo a lo anterior, si en una copropiedad son aplicables las normas comerciales, con fundamento en lo dispuesto en la aplicación extensiva descrita en la Ley 1314 de 2009, entonces los propietarios podrían ejercer el derecho de inspección, ello implica que los informes financieros se coloquen a disposición de los asociados antes de la Asamblea, para que con base en ello se revisen los libros y registros.

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