Procedimiento / Forma de reportar las vacaciones y otros temas en la nómina electrónica.

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Mediante los radicados en referencia, se plantean varías inquietudes acerca de la aplicación y vigencia del documento soporte de pago de nómina electrónica, las cuales se sintetizan en cuatro puntos a desarrollar, así:

i) Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta de las vacaciones;
ii) Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de liquidación definitiva de un trabajador;
iii) Periodicidad de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste;
iv) Obligatoriedad y vigencia del documento soporte de pago de nómina electrónica.

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Tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones

Tal como se ha explicado en la doctrina vigente (Oficios Nos. 912416 y 908125 de 2021, entre otros) el documento soporte de pago de nómina electrónica se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, entendidos ellos como aquellos que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador.

A la luz de la normatividad vigente, este tiene como finalidad constituir el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de las mencionadas erogaciones para el empleador (cfr. artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).